La recepción de mercancías es una de las operaciones más importantes de un almacén. Cómo lo hagamos será clave para tener en orden nuestro inventario y contar con la máxima productividad de nuestra instalación. En Logística Díaz-Soler llevamos más de 50 años dedicados a la descarga de mercancías, así que hoy te contamos las fases para una recepción de mercancías profesional.
En qué consiste el servicio de recepción de mercancías
Para empezar, vamos a conocer qué es un servicio de recepción de mercancías y en qué consiste. Este tiene como objetivo dar entrada a los pedidos procedentes de proveedores o, en nuestro caso, de clientes que necesiten descargar en nuestro espacio.
Una vez los productos llegan al almacén, procedemos a su clasificación y control para, posteriormente, ser ubicados dentro de las propias instalaciones de almacenamiento. Esta recepción y control de las mercancías nos permitirá que los materiales que descarguemos estén preparados para ser transportados en tiempo y forma donde se requiera.
Fases de la recepción de mercancías en un almacén
La recepción de mercancías en nuestro almacén no es únicamente descargar o dar entrada a los materiales, sino que es un proceso que cuenta con diferentes tareas asociadas que tienen a su vez un claro propósito. Estas tareas podríamos agruparlas en cuatro fases que deberemos seguir para que la recepción sea la adecuada.
Planificación e información
Para que nuestro almacén esté correctamente organizado, independientemente de los materiales que entren, debemos planificar correctamente cada una de las descargas. De este modo, evitaremos que se produzcan cuellos de botella y nos aseguraremos de que el flujo de recepción de materiales es el adecuado. Todo ello dependerá de que tengamos una correcta coordinación de la cadena de suministro, algo que conseguimos con una exhaustiva planificación.
En la misma línea, es fundamental que contemos con una buena gestión de la información. Esto nos ayudará a que la recepción de mercancías sea mucho más ágil y que todos los proveedores o clientes involucrados en la descarga puedan organizar su trabajo en función a las horas de llegada y salida de los materiales.
Descarga y gestión de los muelles de carga
Una vez hemos planificado y organizado la descarga, pasaremos a la recepción de la mercancía en sí. Esta vendrá en camiones y será nuestra labor desplazarla hasta la zona de recepción o de consolidación o, en función del producto que descarguemos, hacia su lugar correspondiente en estanterías.
Para agilizar este proceso, es conveniente que los trabajadores encargados de realizar las recepciones de mercancías cuenten con procedimientos establecidos en función de las distintas situaciones que se puedan dar. Así siempre sabrán qué hacer en cada momento y qué equipo usar.
Control de calidad de la mercancía
Una vez se recibe la mercancía y se descarga deberemos realizar una primera verificación de los albaranes para comprobar que el material recibido se corresponde con lo acordado con el proveedor. Aquí nos fijaremos en si coincide en cantidad, modelo y características.
Tras este primer control, y dependiendo del tipo de mercancía que se reciba, en algunas ocasiones será necesario realizar un control de calidad en más profundidad. Esto ocurrirá en caso de que se reciban materias primas, pues muchas empresas tienen sus propios controles de calidad para estos casos, o si son alimentos o medicamentos que requieran en su almacenaje unas condiciones específicas de temperatura y humedad para garantizar su correcta conservación.
Por otro lado, si lo que descargamos está catalogado como mercancía peligrosa deberás tener en cuenta que existe una normativa específica para la descarga y manipulación de este tipo de materiales.
Etiquetado y emplazamiento de la mercancía
De igual manera que en la primera fase la información era vital, también lo es durante todo el proceso. Eso nos asegurará que nuestro material tiene una correcta trazabilidad y que contamos con toda la información registrada. Esto se puede hacer a través de las tradicionales hojas de recepción, que contienen datos como números o códigos de pedido, o través de un sistema de gestión.
Con este tipo de herramientas los datos se encuentran informatizados según los parámetros logísticos que se utilicen en la empresa. Este último paso es clave para que la mercancía esté ordenada y nos sea mucho más sencilla su gestión y entrega.
En la recepción de mercancías pueden darse las siguientes situaciones:
- Que se reciban productos sin paletizar, por lo que deberán pasar a una fase de consolidación y registro para, posteriormente, ser ubicados en el almacén.
- Mercancía organizada en palets, lo que da lugar a una validación rápida de cantidades y características para luego transportarlas a las estanterías.
- Que lleguen devoluciones, por lo que tenemos que saber gestionar la logística inversa de la empresa para que no haya errores en el control del stock.
En esta fase deberemos asegurarnos de que toda la mercancía que hayamos descargado esté etiquetada adecuadamente con el sistema de identificación que utilice la compañía, además de asignarle una ubicación determinada dentro del almacén logístico.
Claves para asegurar una estrategia eficaz
Ahora ya sabemos cómo descargar nuestra mercancía, pero ¿podemos mejorar? A continuación, te damos una serie de claves con la que la recepción de materiales será todavía más eficaz.
Ajusta la planificación de entradas en función de tu almacén
La gestión de las entradas y salidas de mercancías deben planificarse partiendo de la infraestructura disponible en el almacén. Si vas a hacer alguna reforma de tu espacio, deberás tener en cuenta las características con las que debe contar en función de los camiones y el tipo de mercancía que vayas a descargar.
Evalúa la posibilidad de automatizar las tareas de recepción de mercancías
De esta manera la descarga de materiales será más ágil y eficaz. Si detectas alguna carencia a la hora de recibir mercancía y clasificarla, es conveniente que analices los procesos, detectes puntos de mejora y encuentres soluciones que los agilicen.
Cuando más repetitivos sean los movimientos de entrada y salida de los materiales más automáticos pueden hacerse.
Establecer protocolos que regulen todo el proceso de recepción de mercancías
Cuanto más estandarizados estén los procesos de descarga de materiales, menores errores se producirán. En ese sentido, el hecho de contar con un sistema de gestión de almacén es un importante avance para protocolizar las tareas, pues siempre será más efectivo que tomar notas a mano.
Esperamos que te haya sido útil este artículo sobre las fases de la recepción de mercancías. Recuerda que en Logística Díaz-Soler podrás contratar y disfrutar de todas las ventajas que ofrecemos. Somos el mejor aliado para la logística. Contacta sin compromiso.